后勤管理处膳食服务科物资采购管理办法
2014-08-06  

第一章总则

一、指导思想和基本原则

为确保食品安全,降低采购成本,满足食堂自主经营、自负盈亏、成本核算、目标管理的运行需要,根据国家、省市有关法规,制定本管理办法。

物资采购应遵循公平、公正、公开的原则,贯彻货比三家、优质、优价、高效的方针,切实做到采购工作规范化、透明化。

二、物资采购范围及分类

本办法所称物资采购,是指有偿取得货物(包括原材料、燃料、设备、产品)或服务的行为。

物资分为以下五大类:

1、主食类,即米、面、粮、油类;

2、副食类,包括以下四类

①肉、鱼、蛋类;

②蔬菜类;

③豆制品类;

④各种食品成品、半成品类

3、调料类;

4、低值易耗类;

5、餐饮设备类;

三、物资采购周期

1、主食类,每周采购一次;

2、副食类,每天采购;

3、调料类,每天采购;

4、低值易耗类,根据需要每年开学初或者每月采购一次;

5、餐饮设备类,根据需要上报计划经批准后即可采购。

四、物资采购管理机构

1、膳食服务科成立物资采购领导小组:

组长:董立峰

副组长:王耀峰

成员:刘林平、修密林、岳红军、李振美、李庆江、

周星宇、潘钱伟

2、物资采购领导小组职责:

(1)负责供应商的考察、引进与淘汰;

(2)负责市场物价调研;

(3)负责物资采购价格的确定与调整。

第二章 准入供应商的确定与淘汰

一、供应商准入机制

1、物资采购实行供应商准入制度

准入供应商须是具有一定规模、诚信经营、服务良好的正规生产厂家或正规生产厂家授权的代理商(生产基地、批发市场等)。准入供应商资质手续必须齐全,符合国家的要求。

2、建立接待登记制度

接待供应商洽谈时间:每周四下午15:30-17:00,每年6月25-30日、12月25-31日下午14:30-17:30。

接待洽谈由熟悉业务人员参加(不少于两人),接待时应做好企业的详细信息登记和记录工作。私自接待供应商视为无效。

3、确定准入供应商

每年1月初、7月初,食堂分两次将所接待供应商信息汇总到后勤管理处办公室,由处里办公室对供应商资质、业绩材料等进行初审,确定入围考察的供应商。

之后,食堂牵头组织各餐厅相关人员汇同处里办公室相关人员组成考察小组,对入围的供应进行考察,并将考察情况汇报给处里相关领导。最后确定准入供应商名单,每类物资原则上不少于两家准入供应商。

二、 准入供应商淘汰机制

准入供应商实行淘汰制,一旦发现其供货质量、价格、供货时间等等方面存在不诚信现象,则取消其准入资格,且以后不得再进入物资采购准入范围。对年度考核不合格或排位靠后的供应商实行淘汰制,取消准入资格,重新推荐及筛选该类物资准入供应商。

第三章 物资采购、验收及管理

一、 物资采购

1、自主采购(蔬菜)

蔬菜类原材料由膳食服务科自主采购,采购队伍共有三人组成,两名采购员负责价格洽谈,一名付账员负责付账。

2、准入供应商供货采购(主食类、副食类及调料类)

每次采购,按采购分工,由两名以上采购员采用“背对背”打电话的方式,向准入供应商询价,在保证质量的前提下,按最低价格采购。询价情况、采购价格、采购数量,必须填写《原材料采购明细表》经领导审核、批准后进行采购。主管采购人员需定期调研市场,对比采购价格,市场调研需填写《原材料市场调研表》

3、低值易耗类及设备类采购依照后勤管理处物资采购办法实施。

二、 物资验收

1、物资到货后由食堂及各餐厅或窗口相关人员进行验收(重要物资及设备需组织相关部门共同验收),验收合格后办理入库手续。

2、对于验收不合格的物资,均应做退货处理,并取消供应商准入资格。

3、物资验收质量标准

物资验收除需符合后勤管理处、食堂相关要求外,对于涉及师生饮食、人身安全的各类物资(如:蔬菜、粮油等)均需按质检规定严格检验质量,索取卫生检验合格证或定期的检验报告单,并按相关规定留样备查。

三 、物资管理

食堂及各各餐厅严格仓库管理制度,及时办理验收、入库、出库手续,进行月盘点及年盘点,保证仓库账目清楚,物资收发平衡。

库房原材料入库验收及存放制度

1、库管员对采购员购回的原材料无论多少、大小等都要进行验收,并做到:

(1)发票与实物的名称、规格、型号、数量等不相符不验收;

(2)发票上的数量与实物数量不符合、但名称、规格相符可按实际情况验收;

(3)对购进的食品原材料、不鲜不收,味道不正不收;

(4)对购进品已损坏的不验收。

2、验收后,要根据发票上列明的物品名称、规格、单价、单位、数量和金额填写验收单,一式三份,其中一份自存,一份交采购员报销,一份交会计。

3、验收后的货物,除直拨的外,一律要进仓存放。

4、各类食品及其原材料分类,分开摆放整齐,确保食品安全。

5、堆放要有条理,注意整齐美观,不能挤压的物品要平放在层架上。

6、凡库存物品,要逐项建立登记,物品进仓时在账目上按数量加上,发出时按数量减出,结出余数。

库房原材料出库制度

1、领用原材料计划:

(1)凡领用原材料,根据规定须提前做计划,报库存部门准备;

(2)库管员根据计划将每天出库的顺序编排好,做好目录,以便出库人领取;

2、原材料出库

(1)各餐厅/窗口的领料出库要求专人负责;

(2)领料人要填好领料单(含日期、名称、规格、数量)并签字确认,库管员凭单发货;

(3)领料单一式三份,领料餐厅/窗口自留一份,餐厅/窗口负责人凭单验收,库管员一份,凭单入账,财务会计一份,凭单记明细账;

(4)发货时库管员要注意物品先进的先发,后进的后发。

3、货物记价:货物按照在规定的价格内发出,若同一种商品有不同的价格,一般按照平均价发出。

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