校属各单位：

为进一步加强档案规范化、标准化建设，确保各类档案材料应归尽归、应收尽收、安全保管、有效利用，根据《中华人民共和国档案法》《普通高等学校档案管理办法》及《燕山大学档案管理办法（2024 年修订）》（燕大校发〔2024〕56 号）等文件规定，结合学校实际，我馆对校属各单位归档范围和保管期限进行了修订（archives.ysu.edu.cn/info/1034/3243.htm）。

请各单位认真对照修订后的归档范围，做好2025年度文件材料收集、整理与归档工作。有关具体要求通知如下：

一、归档范围

1.综合档案：2025年1月1日至12月31日期间形成的纸质、电子文件，录音、录像带，照片（包括纸质和数码）和各单位获市级以上的奖状、奖牌、奖杯、证书、锦旗等以及与外单位交流中获赠的具有保存价值的实物等；

2.干部人事档案：2025年1月1日至12月31日期间形成的考核鉴定、学历学位、培训、审计、政审、更改姓名、党团组织、表彰奖励、涉纪涉法、招录聘用、工资待遇、出国(境)及其他有重要价值的材料；

3.往年未及时归档的材料。

二、归档要求

1.完整性要求：归档文件材料应齐全完整。正文与附件、请示与批复、定稿与签发稿等应配套归档，不得缺漏。

2.规范性要求：

（1）纸质文件须为原件，字迹清晰、印章完整。

（2）电子文件可为带有电子签章的原生文件，或分辨率300dpi以上且带有红色签章的纸质文件扫描件。

（3）声像档案须附文字说明，内容包括时间、地点、人物、事由及摄影（像）者等信息。

3.综合档案移交要求：

移交前，兼职档案员须在档案管理系统中规范填写案卷及卷内目录。经档案馆业务老师审核无误后，在系统中选择“打印”，生成《移交目录》，签字盖章（一式两份），连同档案一并移交档案馆。

4.人事档案移交要求：

移交人事档案时，须现场填写《收集干部人事档案材料登记册》。

5.各单位须明确一名分管档案工作的领导，并配备一名兼职档案员（填写《燕山大学兼职档案员登记表》），具体负责本单位档案材料的日常管理与归档工作。兼职档案员不得由多人兼任或随意更换。

三、时间要求

1.请于2026年6月5日前将分管领导签字盖章后的《燕山大学兼职档案员登记表》发送至dag@ysu.edu.cn。

2.请于2026年6月30日前完成年度材料移交归档工作，同时报送《应归档案确认表》。

四、联系方式

1.移交地点：

东校区原图书馆407室

2.联系电话：

综合档案：8057091

人事档案：8074607

兼职档案员队伍的稳定性及档案移交情况，是二级单位档案管理绩效考核的重要指标。请各单位高度重视，明确分管领导，保持兼职档案员岗位稳定性严格落实归档责任，确保档案材料应归尽归。

档案馆（校史馆）

2026年5月26日